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      你必須知道的7個必備工具

      時間:2018年01月12日信息來源:本站原創點擊: 【字體:
      你必須知道的7個必備工具:SWOT、PDCA、6W2H、SMART、WBS、時間管理、二八原則。ǔ浀洌

      你必須知道的7個必備工具:SWOT、PDCA、6W2H、SMART、WBS、時間管理、二八原則。ǔ浀洌

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      一、SWOT分析法:

       

      Strengths:優勢
      Weaknesses:劣勢
      Opportunities:機會
      Threats:威脅


      意義:幫您清晰地把握全局,分析自己在資源方面的優勢與劣勢,把握環境提供的機會,防范可能存在的風險與威脅,對我們的成功有非常重要的意義。

      二、PDCA循環規則

      Plan:制定目標與計劃;
      Do:任務展開,組織實施;
      Check:對過程中的關鍵點和最終結果進行檢查;
      Action:糾正偏差,對成果進行標準化,并確定新的目標,制定下一輪計劃。


      意義:每一項工作,都是一個pdca循環,都需要計劃、實施、檢查結果,并進一步進行改進,同時進入下一個循環,只有在日積月累的漸進改善中,才可能會有質的飛躍,才可能取得完善每一項工作,完善自己的人生。

      三、6W2H法

      What:工作的內容和達成的目標;
      Why:做這項工作的原因;
      Who:參加這項工作的具體人員,以及負責人;
      When:在什么時間、什么時間段進行工作;
      Where:工作發生的地點 ;
      Which:哪一種方法或途徑;
      How:用什么方法進行;
      How much:需要多少成本?


      意義:做任何工作都應該從6W2H來思考,這有助于我們的思路的條理化,杜絕盲目性。我們的匯報也應該用6W2H,能節約寫報告及看報告的時間。

      四、SMART原則

      Specific 具體的;
      Measurable 可測量的;
      Attainable 可達到的;
      Relevant 相關的;
      Time based 時間的;


      意義:人們在制定工作目標或者任務目標時,考慮一下目標與計劃是不是SMART化的。只有具備SMART化的計劃才是具有良好可實施性的,也才能指導保證計劃得以實現。

      特別注明:

      有的又如此解釋此原則:

      S 代表具體(Specific),指績效考核要切中特定的工作指標,不能籠統;
      M 代表可度量(Measurable),指績效指標是數量化或者行為化的,驗證這些績效指標的數據或者信息是可以獲得的;
      A 代表可實現(Attainable),指績效指標在付出努力的情況下可以實現,避免設立過高或過低的目標;
      R 代表現實性(realistic),指績效指標是實實在在的,可以證明和觀察;
      T 代表有時限(time bound),注重完成績效指標的特定期限。


      五、時間管理-重要與緊急

      A
      、重要且緊急

       

      緊急狀況
      迫切的問題
      限期完成的工作
      你不做其他人也不能做


      B
      、重要不緊急

       

      準備工作
      預防措施
      價值觀的澄清
      計劃
      人際關系的建立
      真正的再創造
      增進自己的能力


      C
      、緊急不重要

       

      造成干擾的事、電話、
      信件、報告
      會議
      許多迫在眉捷的急事
      符合別人期望的事


      D
      、不重要不緊急

       

      忙碌瑣碎的事
      廣告函件
      電話
      逃避性活動
      等待時間


      優先順序=重要性*緊迫性在進行時間安排時,應權衡各種事情的優先順序,要學會“彈鋼琴”。

      對工作要有前瞻能力,防患于未然,如果總是在忙于救火,那將使我們的工作永遠處理被動之中。


      六、任務分解法[WBS]

      即Work Breakdown Structure,如何進行WBS分解:目標→任務→工作→活動

      WBS分解的原則:
      將主體目標逐步細化分解,最底層的任務活動可直接分派到個人去完成;每個任務原則上要求分解到不能再細分為止。

      WBS分解的方法:
      至上而下與至下而上的充分溝通;
      一對一個別交流;
      小組討論。

      WBS分解的標準:
      分解后的活動結構清晰;
      邏輯上形成一個大的活動;
      集成了所有的關鍵因素包含臨時的里程碑和監控點;
      所有活動全部定義清楚。

      意義:學會分解任務,只有將任務分解得足夠細,您才能心里有數,您才能有條不紊地工作,您才能統籌安排您的時間表。

      七、二八原則

      巴列特定律:“總結果的80%是由總消耗時間中的20%所形成的! 按事情的“重要程度”編排事務優先次序的準則是建立在“重要的少數與瑣碎的多數”的原理的基礎上。

      舉例說明:
      80%的銷售額是源自20%的顧客;
      80%的電話是來自20%的朋友;
      80%的總產量來自20%的產品;
      80%的財富集中在20%的人手中。

      這啟示我們在工作中要善于抓主要矛盾,善于從紛繁復雜的工作中理出頭緒,把資源用在最重要、最緊迫的事情上。


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